Muita gente tem bastante dificuldade em lidar com rotinas e planejamento de atividades. Há também quem não consiga lidar com a possibilidade de flexibilizar o planejamento traçado minuciosamente. Tais atitudes fazem da rotina de trabalho uma verdadeira tormenta.

Quando a rotina de trabalho não é planejada, o cumprimento de prazos fica extremamente comprometido. Além disso, uma rotina de trabalho sem planejamento faz com que as tarefas se acumulem; faz ainda com que o nível de prioridade não seja identificado, sem falar no estresse e ansiedade pode causar.

Em contrapartida, quando lidamos com uma rotina de trabalho extremamente traçada, nos deparamos com colaboradores inflexíveis diante de eventuais imprevistos ou diante da necessidade de se fazer alguns ajustes.

Tanto nas formações oferecidas pelo IBC quanto nas publicações feitas aqui neste portal, ressalto a importância do planejamento em várias esferas da vida. Com a rotina de trabalho não é diferente.

O planejamento contribui de maneira singular e positiva com o bom andamento da rotina de trabalho. Mas ele não é o fator decisivo. Existem outros fatores e questões que, aliadas ao planejamento, podem garantir que haja maior produtividade na rotina de trabalho. Quer saber como? Confira as dicas poderosas que separei para você, querida pessoa! Espero que estas dicas contribuam de forma positiva para que você tenha uma rotina de trabalho mais produtiva e organizada. Vamos lá?

1- De olho na alimentação e na saúde

Antes de mais nada, precisamos cuidar da peça fundamental neste processo: você! Não adianta ser organizado, planejar sua rotina se você não tiver energia e disposição para vivenciar o seu dia. Portanto, procure um médico para avaliar a sua saúde e para ter uma alimentação balanceada. Cuidar de si é fundamental para que você aproveite o seu dia com mais alegria, bom humor e disposição. Faça exercícios físicos. Lembre-se: mente sã, corpo são.

2 –  Arrume e organize o seu espaço de trabalho

Imagina chegar no trabalho cheio de disposição e se deparar com pilhas de documentos. Ou ligar o computador e não conseguir encontrar nenhum arquivo pois ele foi salvo em algum lugar que você não se recorda mais. Isso sem falar dos materiais que você utiliza e que não possuem um lugar em sua mesa. Para evitar que sua energia e disposição sejam comprometidas pela desorganização, reserve uns minutos do seu dia para organizar todo o seu espaço. Separe os documentos importantes, sinalize-os e guarde-os em um local acessível. Organize a área de trabalho do seu computador, crie pastas e guarde os arquivos. Aproveite também para organizar e limpar a sua mesa. Assim, você terá um dia mais produtivo, alegre e, principalmente, organizado.

3 – Avalie o uso do seu tempo

Para ter uma rotina de trabalho produtiva é importante que você entenda como o seu tempo tem sido gasto. Portanto, liste as suas atuais atividades e avalie o tempo gasto em cada uma delas. Isso te ajudará a identificar quais são as atividades que requerem mais tempo e seus respectivos níveis de prioridade. Nesta etapa do processo você poderá identificar as atividades que não são tão relevantes ou que podem ser reformuladas.

Uma boa ferramenta que pode contribuir com o gerenciamento do seu tempo é a Tríade do Tempo. Nesta metodologia, o tempo é dividido em 3 esferas:

  • Importância: inclui atividades que possuem certa relevância e que trazem resultados em curto, médio ou longo prazo. São atividades importantes, mas não são urgentes.
  • Urgência: nesta esfera, estão inclusas as atividades que possuem um prazo curto ou que o prazo já está estourado. Costumam causar certa pressão.
  • Circunstancial: aqui estão as atividades que não trazem resultados ou que são supérfluas.

Tais informações a respeito do uso do seu tempo contribuirão de maneira positiva com a próxima etapa.

4 – Listas e agendas são fundamentais

Agora que você sabe quais são as suas tarefas – e suas respectivas prioridades – é hora de listá-las de acordo com a ordem em que elas serão executadas. Isso te ajudará no cumprimento de prazos, sem que nenhuma tarefa seja esquecida ou negligenciada. Adote uma agenda para organizar os seus compromissos diários. Assim, você conseguirá equilibrar as atividades e os compromissos com eficiência.

5 – As pausas também são importantes

Muita gente confunde um dia produtivo com um dia sem descanso e isso é um grande equívoco. O resultado disso pode ser bastante maligno para a sua saúde física e emocional, além de comprometer o seu desempenho profissional. Não deixe de fazer algumas pausas durante a sua jornada de trabalho. Respeite os limites do seu corpo e inclua as pausas (ainda que sejam pequenas) em suas rotinas de trabalho.

6 – Busque equilíbrio na rotina de trabalho

É comum associar rotina a morosidade, lentidão, monotonia. Mas, na verdade, rotina é uma sequência de atividades que faz parte do nosso cotidiano. Fazer o planejamento destas atividades contribui para que a rotina de trabalho não seja algo mais leve e prazeroso. Para isso, busque alternar as atividades com base nas particularidades. Por exemplo: em um dia da semana, sua rotina inclui reuniões com clientes. No outro dia, sua rotina será: produzir relatórios, brainstorming com a equipe. Tal iniciativa trará o equilíbrio necessário para a sua rotina de trabalho e você ficará ainda mais motivado para cumprir suas tarefas.

Fonte: Ibc Coaching.

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